Community Relations

Community Relations

Community Relations (Comrel) pada dasarnya adalah kegiatan PR maka langkah-langkah dalam proses PR pun mewarnai langkah-langkah dalam community relations. PR di sisni lebih dimaknai sebagai kegiatan organisasi dan bukan proses komunikasi yang dilakukan organisasi dengan publiknya. Kalau pun ada sedikit perbedaan dalam pendekatan pelaksanaan kegiatan, lebih disebabkan karena sifat kegiatan yang diselenggarakan dalam community relations ini.
Menurut Wilbur J.Peak yang dimuat dalam Lesley’s Public Relations Handbook dan diterjemahkan oleh Onong U.Effendy mendefinisikan hubungan dengan komunitas sebagai berikut :
“Hubungan dengan komunitas sebagai fungsi hubungan masyarakat, merupakan partisipasi suatu lembaga yang berencana, aktif dan berkesinambungan dengan dan di dalam suatu komunitas untuk memelihara dan membina lingkungannya demi keuntungan kedua pihak, lembaga dan komunitas.”

Definisi di atas menerangkan bahwa hubungan dengan komunitas berorientasi kepada kegiatan yakni kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau lembaga humas. Dengan ikut berpartisipasi, maka keuntungan bukan hanya pada organisasi saja tetapi juga lingkungan sekitarnya.
Menurut Frazier Moore (1988:73) dalam Humas, Prinsip, Kasus dan Masalah bahwa pengertian komunitas adalah :
“Komunitas adalah sekelompok orang yang hidup di tempat yang sama, berperintahan yang samadan mempunyai kebudayaan dan sejarah yang umumnya turun temurun.”

Dengan adanya hubungan dengan komunitas, maka humas dalam melakukan kegiatan dan fungsinya dapat diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi, khususnya dalam menjembatani antara kepentingan publik yang menjadi sasarannya yaitu masyarakat sekitar dimana perusahaan atau organisasi berada. Dengan demikian akan menumbuhkan goodwill, good image dan mutual acceptance antar organisasi dan publiknya
Cutlip and Center dalam bukunya Effective Public Relations, mengatakan bahwa penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi kesejahteraan, apa yang diharapkan dari organisasi untuk kesejahteraannya itu dan bagaiman cara menilai kontribusi tersebut.
Menurut Cutlip and Center, kepentingan komunitas itu tercakup 11 unsur, antara lain adalah :
1. Kesejahteraan komersial (commercial prosperity)
2. Dukungan agama (support of religion)
3. Lapangan kerja (work of everyone)
4. Fasilitas pendidikan yang memadai (adequate educational facilities)
5. Hukum, ketertiban, dan keamanan (law, order and safety)
6. Pertumbuhan penduduk (population growth)
7. Perumahan beserta kebutuhannya yang sesuai (proper housing and utilities)
8. Kesempatan berekreasi dan berkebudayaan yang bervariasi (varied recreational and cultural pursuits)
9. Perhatian terhadap keselamatan umum (attention to public welfare)
10. Penanganan kesehatan yang progresif (progressive measures for good health)
11. Pemerintahan ketataprajaan yang cakap (competent municipal government)

Media Relations

Media Relations

Bagi Public Relations, membangun reputasi di era digital saat ini merupakan tantangan yang harus dihadapi. Betapa tidak, arus informasi tersaji dengan cepat. Orang-orang bisa mendapatkan berita terkini tanpa harus menyalakan layar tv. Hanya dengan mengakses media sosial melalui gadget masing-masing berita aktual dapat diakses dengan cepat. Public Relations professional haruslah sadar betul bahwa media memiliki peran penting dalam kegiatan publikasi. Sehingga penting bagi Public Relations untuk menjalih hubungan dengan media atau yang selanjutnya disebut dengan Media Relations. Media relations merupakan aktivitas yang dilakukan oleh seorang Public Relations yang berhubungan dengan media massa, dalam hal ini adalah kegiatan publikasi perusahaan. Media relations penting dilakukan bagi seorang Public Relations karena tujuan utamanya adalah untuk reputasi perusahaan.

 Pengertian Media Relations

Media relations merupakan bentuk strategi komunikasi seorang Public Relations professional dalam menjaga hubungan dengan media. Menjalin dan mempertahankan hubungan baik dengan media amatlah penting bagi seorang Public Relations. Sebab media adalah sarana publikasi, dimana segala informasi tentang perusahaan disalurkan selain itu media juga merupakan sarana untuk membangun reputasi. Saat ini media merupakan acuan public untuk bergerak dan bertindak, publik seolah digiring oleh media untuk berperilaku sesuai dengan isu yang ada. Pasalnya Jika media menggiring publik ke arah yang negative maka hal ini akan membawa dampak yang kurang menguntukan bagi perusahaan karena dapat mempengaruhi reputasi perusahaan. Jika media menggiring kearah yang positif maka ini akan meningkatkan reputasi perusahaan. Sehingga penting sekali bagi Public Relations professional untuk menjalin hubungan baik dengan media. Melalui media, reputasi perusahaan terbangun. Support dan jaringan bagi perusahaan juga terbangun. Ketika hubungan media terjalin dengan baik, maka kepercayaan public terhadap perusahaan juga pastinya akan semakin kuat sebab pesan yang disampaikan oleh media diterima oleh public dengan baik pula. Rini Damastuti dalam bukunya yang berjudul Media Relations: Konsep Strategi dan Aplikasi (2012) menyebutkan bahwa kegiatan media relations terbagi menjadi dua bentuk. Pertama adalah tulisan seperti press release, tulisan yang ditujukan kepada editor, pemberitahuan megenai layanan publik dan komunikasi melalui media di internet. Kedua adalah dengan menggelar suatu kegiatan atau acara, contohnya media gathering atau media relations yang dibuat oleh praktisi PR, press call yang dilakukan untuk menyampaikan informasi melalui telepon, media events seperti undangan bagi media untuk menjadi sponsor dalam suatu kegiatan, kemudian tentunya adalah konferensi pers dengan media. 

Kunci dari kegiatan media relations adalah konsistensi. Public Relations harus selalu memberikan informasi kepada media secara rutin dan haruslah sering mengadakan pertemuan untuk sekedar sharing santai. Hal ini penting dilakukan karena media akan selalu menginginkan informasi setiap hari setiap saat. Konsistensi juga diperlukan dalam konten publikasi agar tidak membosankan. Public Relations harus memikirkan  berita yang akan dimuat, siapa audience nya, relevansi berita, durasi penyampaian berita, keakuratan berita, dan siapa penyampai beritanya. Sehingga pesan yang disampaikan melalui media dapat diterima dengan baik oleh publik. Terakhir adalah pentingnya seorang Public Relations melakukan evaluasi dari aktivitas media relations yang dilakukan. Bagaimanapun juga media relations adalah startegi yang dilakukan oleh public relations dalam membangun dan mempertahankan reputasi perusahaan. Oleh karenanya setiap aktivitas yang telah dilaksanakan perlu dievaluasi. Proses evaluasi dilakukan untuk mengetahui apa yang kurang dan sebaiknya dipertahankan dari kinerja yang telah dilakukan.

Goverment Relations

Goverment Relations

Saat ini peran humas di institusi-institusi pemerintahan tidakbisa dipandang sebelah mata. Seiring dengan tuntutan reformasi termasuk reformasi dibidang birokrasi, pemerintah wajib menyelenggarakan aktifitasnya dengan memenuhi kriteria asas-asas pemerintahan yang baik. “Transparancy” menjadi salah satu ukuran dari suatu penyelenggaraan pemerintahan. Masyarakat berhak mengetahui informasi apapun dari pembuat dan pelaku kebijakan.Mengutip definisi humas oleh Joice J Gordon yang diintisarikan dalam buku Effective Public Relation1) humas seharusnya memiliki fungsi dan peran mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik. Gordon merangkum tugas-tugas seorang humas pemerintah sebagai berikut:

1. Memberi informasi konstituen tentang aktivitas agen         pemerintah

2. Memastikan kerjasama aktif dalam program pemerintah voting, curbside recycling, dan juga kepatuhan kepada program aturan kewajiban menggunakan sabuk pengaman,aturan dilarang merokok.

3. Mendorong warga mendukung kebijakan dan program yang ditetapkan;sensus,program pengawasan keamanan lingkungan,kampanye penyandaran akan kesehatan personal

Humas dipemerintahan dengan demikian dapat disimpulkan menjadi pemberi informan kepada masyarakat sekaligus penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena pemerintah adalah agen dari masyarakat itu sendiri. Masyarakat memberikan haknya untuk diwakilkan kepada orang-orang pemerintahan agar bisa diselenggarakan dengan sebaik-baiknya. Maka suatu kewajaran apabila pemerintah harus tetap terhubung dengan masyarakat dan setiap aspeknya menyentuh langsung kehidupan masyarakat. Humas menjadi palang pintu bagi hubungan yang harmonis antara pemerintah dengan publik atau masyarakat.
Tugas dan Fungsi Humas pemerintahan

. Tugas Humas;

Rosady Ruslan mengemukakan empat macam tugas pokok Humas pemerintah adalah sebagai berikut

a. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat

b. Kegiatan memberikan nasihat/sumbang saran untuk menanggapi apa yang sebaiknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya.

c. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan.

d. Memberikan penerangan/informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemerintah yang bersangkutan.

2. Fungsi Humas 

•Pembinaan hubungan antar departemen, lembaga negara dan lembaga masyarakat.

• Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan bahan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan departemen untuk informasi kepada masyarakat.

Saat ini peran humas di institusi-institusi pemerintahan tidak bisa dipandang sebelah mata. Seiring dengan tuntutan reformasi termasuk reformasi dibidang birokrasi, pemerintah wajib menyelenggarakan aktifitasnya dengan memenuhi kriteria asas-asas pemerintahan yang baik. “Transparancy” menjadi salah satu ukuran dari suatu penyelenggaraan pemerintahan. Masyarakat berhak mengetahui informasi apapun dari pembuat dan pelaku kebijakan.

Mengutip definisi humas oleh Joice J Gordon yang diintisarikan dalam buku Effective Public Relation1) humas seharusnya memiliki fungsi dan peran mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik. Gordon merangkum tugas-tugas seorang humas pemerintah sebagai berikut:Humas dipemerintahan dengan demikian dapat disimpulkan menjadi pemberi informan kepada masyarakat sekaligus penghubung antara pemerintah dan masyarakat. Hal ini bisa dipahami karena pemerintah adalah agen dari masyarakat itu sendiri. Masyarakat memberikan haknya untuk diwakilkan kepada orang-orang pemerintahan agar bisa diselenggarakan dengan sebaik-baiknya. Maka suatu kewajaran apabila pemerintah harus tetap terhubung dengan masyarakat dan setiap aspeknya menyentuh langsung kehidupan masyarakat. Humas menjadi palang pintu bagi hubungan yang harmonis antara pemerintah dengan publik atau masyarakat.t

ugas dan Fungsi Humas pemerintahan1

. Tugas Humas ;Pembinaan hubungan kerjasama media massa dan pembinaan jabatan/pranata kehumasan.Bertolak dari fungsi humas diatas maka Rosady Ruslan mengemukakan empat macam fungsi pokok humas pemerintah adalah sebagai berikut :• Mengamankan kebijaksanaan pemerintah.• Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan/informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat

.• Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif, dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak.• Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Internal Relations

Internal Relations

Internal Public Relation

Sudah tentu suasana di dalam badan atau perusahaan itu sendiri yang menjadi target internal public relation, terutama suasana di antara para pegawainya yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan perusahaannya.

Kegiatan public relations ke dalam perusahaan (organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan (organisasi/lembaga).

Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat team kerja dalam perusahaan itu, baik kuantitatif maupun kualitatif. Tidak saja terbatas pada para pegawainya yang langsung berada di dalam perusahaan, keluarganyapun mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan baik ini.

Untuk dapat menciptakan keadaan itu semua, kiranya bisa diusahakan adanya :

1.      Pengumuman-pengumuman.

2.      Buku Pegangan Pegawai.

3.      Personal calls.

4.      Pertemuan-pertemuan berkala.

5.      Kotak Suara.

6.      Laporan kepada pemegang saham.

7.      Hiburan dan darmawisata.

8.      Olah raga.

9.      Study tour dan training.

10.  Hadiah-hadiah dan penghargaan..

11.  Klinik dan rumah Obat

12.  Tempat-tempat ibadah.

13.  Tempat-tempat pendidikan.[3]

 Public intern sebagai sasaran humas (Public Relations) terdiri atas orang-orang yang bergiat di dalam organisasi (Perusahaan, instansi, lembaga, badan dan sebagainya) dan yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. Sebagai public intern mereka terdiri atas kelompok-kelompok tertentu yang tidak selalu sama jenisnya. Dalam bentuk organisasi perusahaan, misalnya, public internnya meliputi public karyawan dan public pemegang saham; di perguruan tinggi public internnya meliputi karyawan, dosen, mahasiswa, dan dewan penyantun. Tetapi apapun jenis organisasinya, salah satu public internnya adalah karyawan. Sebab merekalah yang menggerakkan atau menghidupkan organisasi.[4]

B.     Aktivitas Internal Public Relation

Kegiatan Internal Public Relationsmerupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

Melalui kegiatan Internal Public Relationsdiharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

 Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:

a.      Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee relationsdiharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

b.      Hubungan dengan pemegang saham(stockholder relations)

Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan. Peranan Public Relations (PR) dalam suatu perusahaan diwujudkan melalui kegiatan-kegiatan internal yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan. Kegiatan tersebut sangat bermanfaat baik bagi perusahaan dan publik internal perusahaan. Kegiatan internal yang diadakan dapat memberikan dampak yang positif bagi karyawan, karena kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Kegiatan internal perusahaan juga dilakukan untuk memberikan informasi bagi karyawan perusahaan sehingga tujuan perusahaan secara keseluruhan dapat diketahui oleh karyawan sehingga memperjelas tugas-tugas yang harus dilakukan oleh karyawan. Contoh kegiatan internal yang dilakukan PR dalam suatu perusahaan adalah special event, family gathering dan kegiatan lainnya adalah dengan menyediakan informasi melalui forum komunikasi rapat.

Kegiatan special event biasanya dilakukan bertepatan dengan peringatan hari nasional, peringatan hari ulang tahun, dan peluncuran produk. PR sangat berperan dalam penggagasan ide dari special event yang diadakan. PR berupaya meningkatkan motivasi karyawan dengan melibatkannya dalam setiap acara yang diadakan oleh perusahaan, baik sebagai panitia maupun pengisi acara.

Kemudian kegiatan internal lainnya yang dilakukan PR adalah family gathering.Kegiatan ini diadakan sebagai upaya peningkatan motivasi kerja karyawan dan bentuk perhatian perusahaan tehadap karyawannya. Family gathering dilakukan sebagai bentuk penghargaan pada karyawan karena upaya yang telah mereka lakukan untuk meningkatkan keuntungan  perusahaan. Kegiatan ini biasanya dilakukan dalam bentuk kunjungan ke tempat wisata maupun dengan mengadakan acara di lingkungan sekitar perusahaan.

Riset PR

Riset PR

RISET / PENELITIAN

Bab ini membahas perlunya penelitian sebagai elemen dasar dalam program-program PR dan untuk memberikan siswa pemahaman teknik dan aplikasi dalam penelitian formal maupun informal.

Topik yang dibahas dalam bab meliputi:

1. Pentingnya dan kegunaan penelitian
2. Metode penelitian informal
3. Penggunaan database online dan Internet
4. Penelitian formal: random sampling
5. Desain kuesioner
6. Cara mencapai responden

PENTINGNYA PENELITIAN

Efektifitas Public Relations (PR) erat kaitannya dengan proses riset, karena riset merupakan bagian integral dari perencanaan, pengembangan program, dan proses evaluasi. Penelitian dilakukan dengan tujuan agar PR mampu membuat keputusan-keputusan kebijakan dan merencanakan strategi untuk program komunikasi yang efektif

Peran Penelitian

Penelitian adalah suatu wujud tahap ‘mendengarkan’. Glen profesor Broom dan David Dozier dari San Diego State University, dalam buku mereka Menggunakan Riset dalam Public Relations, hanya berkata, “Penelitian adalah kontrol, objektif, dan pengumpulan informasi secara sistematis untuk menggambarkan tujuan dan saling pengertian”.

Penelitian dilakukan untuk mempersiapkan informasi, data dikontrol, dan diinterpretasi. C. Blair Jackson, Senior Vice President dari Rogers & Cowan, Inc, di New York: “alasan yang paling kuat untuk menggunakan penelitian ini adalah untuk memastikan bahwa program PR yang dirancang adalah yang terbaik. Bahwa program dibuat untuk berbicara kepada khalayak yang tepat, bahwa dibuat dengan menggunakan pesan yang tepat, dan bahwa fokus juga pada persepsi yang tepat pula. Sedangkan riset evaluasi yang akan memastikan hal itu berjalan baik atau tidak”.

Pemilihan jenis penelitian bisa digunakan untuk mencapai tujuan organisasi dan memenuhi kebutuhan informasi. Orientasi penelitian fokus pada subjek dan situasinya. Waktu dan anggaran menjadi pertimbangan. Pertanyaan yang sering muncul adalah :

• Apa permasalahannya?
• Apa saja jenis informasi yang dibutuhkan?
• Akan bagaimana hasil penelitian digunakan?
• Untuk spesifikasi publik apa?
• Dilakukan sendiri atau menyewa konsultan dari luar?
• Bagaimana analisa data penelitian, pelaporan, atau penerapannya?
• Seberapa cepat hasil diperlukan?
• Seberapa besar biaya riset?

Pertanyaan tersebut akan membantu PR menentukan tingkat dan sifat dari penelitian yang diperlukan.

Menggunakan Riset

Sebuah program komunikasi pasti melalui proses riset terlebih dahulu. Secara umum, departemen PR menghabiskan sekitar 3 sampai 5 persen dari anggaran mereka untuk riset. Bahkan ada yang berpendapat harus 10 persen.

• Mencapai Kredibilitas dengan Manajemen

Kredibilitas organisasi/perusahaan dimana eksekutif perlu menyusun program pengembangan pasti membutuhkan fakta lapangan, bukan dugaan dan firasat untuk mencapai tujuan organisasi.

• Menetapkan Audiens dan Segmen Publik

Informasi rinci tentang demografi, gaya hidup, karakteristik, dan pola konsumsi khalayak membantu untuk memastikan bahwa pesan mencapai audiens yang tepat.

• Merumuskan Strategi

Kesalahan menyusun strategi akan membuat banyak anggaran terbuang percuma. Sehingga di sini ketepatan hasil riset menjadi sangatlah penting.

• Pesan / Copy Writing

Riset terhadap isi/materi pesan untuk menentukan pesan yang tepat untuk audience yang tepat pula.

• Membantu manajemen Keep in Touch

Dalam komunitas massa, manajemen puncak terisolasi dari perhatian terhadap karyawan, pelanggan, dan publik penting lainnya. Penelitian ini membantu menjembatani kesenjangan tersebut. Umpan balik ini sebagai masukan untuk eksekutif puncak untuk menyusun kebijakan dan strategi komunikasi yang lebih baik.

• Mencegah Krisis

Permasalahan yang berupa krisis organisasi banyak bersumber dari masalah operasional internal dan kaitannya dengan kepentingan dan kepuasan publik, bahkan lebih parah daripada masalah bencana alam atau lainnya, karena dari hal itulah citra perusahaan/organisasi dipertaruhkan.

• Memantau Kompetisi

Perusahaan yang cerdas akan melacak apa yang dilakukan pesaing. Hal ini dilakukan melalui riset konsumen, meminta mengomentari produk bersaing, analisis isi dari liputan media, dan ulasan industri dalam jurnal perdagangan. Penelitian semacam ini sering membantu sebuah organisasi bentuk komunikasi pemasaran dan strategi untuk melawan kekuatan pesaing dan memanfaatkan kelemahan apapun.

• Pengaruh Opini Publik

Fakta-fakta dan angka, dikumpulkan dari berbagai sumber-sumber primer dan sekunder, dapat mengubah opini publik.

• Menghasilkan Publisitas

Jejak pendapat dan survey dapat menghasilkan publisitas untuk sebuah organisasi. Banyak survey tampaknya terutama dirancang dengan program publikasi melalui benak audience.

• Mengukur Kesuksesan

Dasar dari setiap program PR adalah seberapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan untuk mencapai tujuan.

TEKNIK RISET

Ketika kata ‘riset’ digunakan, yang terlintas adalah survey dan tabulasi statistik yang rumit. Dalam PR, riset digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi tentang segala hal yang memungkinkan bisa mendukung aktifitas dan efektifitas tugas PR.

Walter K. Lindenmann, Senior Vice President dan direktur riset untukKetchum Public Relations pernah melakukan riset terhadap para profesional, menemukan bahwa tiga perempat dari responden menyatakan bahwa mereka melakukan teknik riset secara sekilas dan informal secara ilmiah dan tepat. Teknik yang biasa mereka gunakan adalah riset terhadap literatur database informasi dari berbagai sumber tentang segala hal yang ingin mereka ketahui.

Teknik ini biasa disebut sebagai riset sekunder, karena mengumpulkan dan mempelajari artikel majalah dan database elektronik. Hal ini berbeda dengan riset primer yang cenderung mengandalkan informasi yang selalu baru/up to date yang dihasilkan melalui desain riset yang spesifik dan mendalam.

Riset dikategorikan dalam istilah riset kualitatif dan kuantitatif. Lindenmann memperbandingkan perbedaan antara keduanya :

Kualitatif  ~ “Soft” data. ~  Biasanya berupa tanggapan bebas terbuka, tidak terstruktur. ~  Eksplorasi, menyelidik, jenis pancingan-ekspedisi penelitian. ~  Biasanya “sah”, tetapi tidak dapat diandalkan. ~  Jarang “dapat dirancang” untuk khalayak yang lebih besar. ~  Umumnya menggunakan sampel acak.

Kuantitatif   ~ “Hard“data. ~  Biasanya berupa tanggapan tertutup, pilihan ditetapkan, sangat terstruktur. ~  Jenis penelitian “deskriptif” atau “dengan penjelasan”. ~  Biasanya “sah” dan dapat diandalkan. ~  Biasanya sangat “dapat dirancang” untuk khalayak yang lebih besar. ~  Biasanya menggunakan sampel acak.

• Material Organisasi

Robert Kendall, dalam bukunya Public Relations Campaign Strategies, menyebut riset terhadap arsip material organisasi. Yang disebut sebagai material organisasi diantaranya adalah pernyataan kebijakan organisasi, pidato oleh para eksekutif kunci, masalah-masalah masa lalu karyawan,newsletter dan majalah, laporan tentang PR masa lalu, usaha pemasaran, dan berita kliping.

Menurut Kendall, arsip merupakan sumber daya yang penting untuk memberikan latar belakang bagi aktivitas riset yang selanjutnya. Melalui arsip diketahui bagaimana perusahaan melakukan komunikasi secara internal maupun eksternal.

• Metode Kepustakaan

Buku referensi, jurnal akademik, dan publikasi perdagangan juga ditemukan di setiap perpustakaan.

Beberapa sumber referensi umum PR profesional adalah Statistical Abstract of The United States. Amerika Serikat, yang merangkum informasi sensus;Gallup Gallup Poll dan Indeks, yang memberikan suatu indeks opini publik pada berbagai isu; Demografi Amerika, yang melaporkan popolasi pergeseran dan tren gaya hidup, dan Simmon’s Media dan Pasar, survei tahunan yang luas dari rumah tangga dalam hal penggunaan produk peralatan rumah tangga dengan merek dan paparan berbagai media.

• Sumber Daya Online

Meskipun perpustakaan menawarkan berbagai sumber informasi, revolusi informasi telah memungkinkan untuk bekerja profesional untuk melakukan banyak penelitian ini di kantor mereka melalui online database.

Pencarian literatur, yang paling sering digunakan bentuk penelitian informal dalam PR, dapat dilakukan dengan menggunakan komputer dan modem untuk mengekstrak informasi dengan jumlah besar dan sejumlah informasi umum dan bersejarah.

PR departemen dan perusahaan menggunakan database online dalam beberapa cara:

• Penelitian fakta-fakta dan angka-angka untuk mendukung suatu usulan proyek atau kampanye yang membutuhkan persetujuan manajemen puncak.
• Tetap up-to-date dengan berita tentang klien dan pesaing mereka.
• Pelacakan media kampanye organisasi dan penayangan pengumuman pesaingnya.
• Mencari spesial kutipan atau meyakinkan hasil statistik untuk pidato atau laporan.
• Pelacakan liputan dan reaksi bisnis terhadap tindakan terbaru organisasi.
• Menemukan seorang ahli untuk nasehat mengenai suatu masalah atau strategi yang mungkin dikembangkan.
• Menjaga agar manajemen puncak mengikuti tren bisnis saat ini dan isu-isu.
• Mempelajari demografi dan sikap publik sasaran.

Menajemen Krisis

Menajemen Krisis

Manajemen krisis adalah proses yang membahas organisasi dengan sebuah peristiwa besar yang mengancam merugikan organisasi, stakeholders, atau masyarakat umum. Ada tiga elemen yang paling umum untuk mendefinisi krisis: ancaman bagi organisasi, unsur kejutan, dan keputusan waktu singkat. Berbeda dengan manajemen risiko, yang melibatkan menilai potensi ancaman dan menemukan cara terbaik untuk menghindari ancaman. Sementara manajemen krisis berurusan dengan ancaman yang telah terjadi. Jadi manajemen krisis dalam pengertian yang lebih luas merupakan sebuah keterampilan teknis yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi, menilai, memahami, dan mengatasi situasi yang serius, terutama dari saat pertama kali terjadi sampai ke titik pemulihan kembali. krisis adalah suatu emergency, namun tidak setiap emergency adalah suatu krisis. Krisis ditangani oleh manajemen terhadap krisis. Krisis adalah kondisi tidak stabil, yang bergerak kearah suatu titik balik, dan menyandang potensi perubahan yang menentukan. Sedangkan keadaan darurat (emergency) adalah kejadian tiba-tiba, yang tidak diharapkan terjadinya dan menuntut penanganan segera.

Jadi esensi manajemen krisis adalah upaya untuk menekan faktor ketidakpastian dan faktor risiko hingga tingkat serendah mungkin, dengan demikian akan lebih mampu menampilkan sebanyak mungkin faktor kepastiannya. Sebenarnya yang disebut manajemen krisis itu diawali dengan langkah mengupayakan sebanyak mungkin informasi mengenai alternatif-alternatif, maupun mengenai probabilitas, bahkan jika mungkin mengenai kepastian tentang terjadinya, sehingga pengambilan keputusanan mengenai langkah-langkah yang direncanakan untuk ditempuh, dapat lebih didasarkan pada sebanyak mungkin dan selengkap mungkin serta setajam (setepat) mungkin informasinya. Tentu saja diupayakan dari sumber yang dapat diandalkan (reliable), sedangkan materinya juga menyandang bobot nalar yang cukup.

Krisis adalah situasi yang merupakan titik balik (turning point) yang dapat membuat sesuatu tambah baik atau tambah buruk. Menurut Djamaluddin Ancok, jika dipandang dari kacamata bisnis suatu krisis akan menimbulkan hal-hal seperti berikut :

Intensitas permasalahan akan bertambah.

Masalah akan dibawah sorotan publik baik melalui media masa, atau informasi dari mulut ke mulut.

Masalah akan menganggu kelancaran bisnis sehari-hari.

Masalah menganggu nama baik perusahaan.

Masalah dapat merusak sistem kerja dan menggoncangkan perusahaan secara keseluruhan.

Masalah yang dihadapi disamping membuat perusahaan menjadi panik, juga tidak jarang membuat masyarakat menjadi panik.

Masalah akan membuat pemerintah ikut melakukan intervensi 

.

Daftar Pustaka: Dannise McQuill. 1987. Mass Communication Theory, Agus Dharma dan Aminuddin (Penerj) Jakarta : Erlangga

Djamaluddin Ancok, Kiat Menghadapi Krisis Dalam Perusahaan dalam http://djamaluddin.ancok.com

Jemsly Hutabarat dan Martani Huseini. 2006. Manajemen Strategik di Tengah Operasional. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Produksi Multimedia/ Pengelolaan Sosmed

Produksi Multimedia/ Pengelolaan Sosmed

Langkah mewujudkan pengelolaan sosial media yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Strategi Media

Pengembangan cara - cara untuk meraih tujuan dari pengelolaan sosial media, ada bermacam tujuan dalam pengelolaan sosmed, antara lain : penjualan, pencitraan, social sharing, dll. Dengan menetapkan langkah - langkah yang jelas akan mempermudah dalam mengelola sosial media dan dapat mengukur seberapa jauh tingkat keefektifannya.

2. Perbaharui Informasi

Setelah penetapan strategi, langkah berikutnya adalah memperbaharui informasi tentang lembaga / perusahaan / personal melalui posting di medsos, misalnya aktifitas yang dilakukan setiap hari, minggu, dan bulan.

3. Membuat Jadwal Bulanan

Seperti halnya pengelolaan sebuah media konvensional, kegiatan di media sosial sebaiknya menyusun jadwal kegiatan per bulan, dimana dalam setiap event - event dalam satu bulan itu akan diinformasi kepada publik / followers. Kegiatan ini memudahkan kita dalam menyusun materi / content beberapa waktu ke depan, sebab persiapan material content, baik dari sisi copy, disain dan editing.

4. Posting secara teratur

Posting atau mengeposkan pesan secara teratur dan terukur menjadi bagian penting dalam pengelolaan sosmed, artinya tidak asal posting yang reaksioner. Kegiatan posting perlu dijadwal secara teratur dan pesan yang tertentu yang menyesuaikan pola waktu dari target / sasaran kita.

5.Tanggapi Komentar dengan Bijak

Admin sosial media, sebaiknya secara teratur membaca setiap komentar yang masuk, biasanya komentar - komentar tersebut dibagi 2, yaitu yang mendukung dan yang anti (haters). Untuk menghindari kesalahpahaman, sebaiknya admin membalas semua komentar, baik yang positif dan negatif dengan mengucapkan terima kasih atas tanggapannya.

6. Manage Followers

Salah satu langkah memberikan treatment yang baik kepada followers dengan mengelompokkan followers berdasar kriteria tertentu. Misalnya berdasarkan lokasi, minat, keaktifan, dll.

7. Mengiklan sosmed

Selain mengelola dengan teratur, tidak ada salahnya bila untuk mengangkat followers atau audience kita melalukan promosi lewat facebook atau google adsense account sosial media. Tujuannya agar segment followers / audience lebih luas, menembuas batas kelompok dan teritorial, terutama untuk sosmed yang ditujukan untuk sales atau personal branding sangat diperlukan langkah ini.

8. Evaluasi

Secara periodik kita perlu mengevaluasi kegiatan di sosmed, apakah sudah sesuai dengan target, atau justru keluar dari target. Banyak hal yang akan kita temui dalam jangka waktu tertentu, misalnya minat followers terhadap topik ternyata tidak sesuai harapan, atau justru sebaliknya.

9. Memperbaharui fitur sosmed secara periodik

Platform sosial media setiap hari mengalami pengembangan dalam sisi fitur, entah itu yang dikembangkan oleh developer itu sendiri atau pihak ketiga yang mendukungnya. Untuk itu kita perlu mengamati dengan seksama, apakah fitur - fitur itu bisa membantu kita membangun pertunangan (engagement) lebih baik dengan followers. Misalnya, instagram menambah fitur video dengan durasi lebih panjang, fitur ini bisa kita manfaatkan untuk posting video profil atau video explanary.